Una de las cosas más importantes para todo emprendedor online es contar con herramientas en la nube que permitan trabajar de manera fluida con clientes, colaboradores u otros miembros de un equipo de trabajo.
Los que superamos los 40 (o los 50, en mi caso) tenemos ciertas barreras o impedimentos a la hora de amigarnos con la tecnología y es todo un desafío conocer y manejar esas herramientas básicas que son necesarias para el desarrollo de nuestra actividad, cualquiera que ésta sea. ¿No crees?
Permíteme presentarme: mi nombre es Graciela Santos Márquez y como Asistente Virtual (o secretaria online, si lo prefieres) ayudo a pequeños empresarios y emprendedores online a optimizar su tiempo y sus recursos de manera inteligente. ¿Cómo? delegando en mí pequeñas o rutinarias tareas que no saben o que no les gusta hacer, para que puedan concentrarse en los puntos fuertes de su negocio.
Lo que hace diferentes mis servicios es que no necesito estar presente físicamente para realizar el trabajo: lo hacemos hacer a través de internet con el consecuente ahorro de costos (es un sistema ideal para aquellos que piensan que les vendría bien tener una secretaria pero que no se lo pueden permitir)
Ana Bizarro, con quien tengo el placer de colaborar desde hace tiempo como Asistente Virtual sabe lo importante que es contar, en el día a día, con esas herramientas online que faciliten el trabajo en forma remota.
Y por eso, le agradezco su invitación a participar del Calendario para padres y por la oportunidad que me da hoy de poder hablarte de las herramientas que utilizamos a diario como equipo de trabajo,
Existen muchos servicios de páginas web dedicadas a almacenar o compartir archivos y documentos en la nube para nuestro uso particular o para compartirlos con otras personas. Algunos son completamente gratuitos, otros ofrecen un servicio gratuito básico y luego otro de pago, con más prestaciones y con más espacio de almacenamiento.
Tal y como anticipé brevemente en el Calendario, hoy voy a hablarte de tres herramientas, que son las que utilizo con mis clientes y por supuesto, con Ana.
Éstas son:
- Dropbox
- WeTransfer
- Google Drive
Empecemos…
El primer recurso que utilizo y recomiendo es Dropbox, un servicio de alojamiento totalmente gratuito de archivos que permite almacenar ficheros con cualquier extensión y de cualquier tamaño: pueden ser documentos de texto, videos, audios, libros, fotos, música, etc. o incluso una carpeta completa de archivos.
Una de las particularidades más prácticas que tiene es que no es necesario tener que entrar a una página web para subir los archivos de uno en uno, sino que, una vez instalada la aplicación, se crea una carpeta especial en tu disco duro a la que simplemente se “arrastran” los archivos para que sean inmediatamente subidos a la nube.
Allí permanecerán almacenados en el sitio web de Dropbox y a la vez en todos tus ordenadores, disponibles para utilizarlos a tu conveniencia o compartirlos con otras personas.
Esto es de gran utilidad por si tu equipo informático se estropea o te encuentras en otro sitio y necesitas acceder a la información que guardas en tu ordenador, y déjame decirte que Dropbox también puede ser utilizado desde dispositivos móviles: BlackBerry, iPhone, iPad, Android.
Las ventajas que ofrece este servicio son muchísimas: buen espacio de almacenamiento y una manera de subir archivos a Internet muy fácil, con lo cual te aseguras de que mantienes todo a buen resguardo.
¿Cómo comenzar a utilizar Dropbox?
Para comenzar, tienes que ir al sitio de www.dropbox.com (que está en español) para descargar la aplicación y una vez que se ha descargado, le das doble click para instalarla.
A continuación, te va preguntar si ya tienes una cuenta creada en Dropbox. Si no la tienes, debes proceder a crearla, poniendo tu nombre de usuario, tu dirección de email y una contraseña. 
Es caso de que pierdas el disco duro, lo que tendrías que hacer, sencillamente, es descargar de nuevo la aplicación e instalarla, ingresar con los datos de la cuenta que creaste y tendrás nuevamente acceso a todos tus archivos en Dropbox. ¡Allí estarán!
Una vez que se ha instalado, encontrarás en tu ordenador una nueva carpeta llamada “Dropbox” y verás que en la barra de tareas (abajo a la derecha) se ha creado un icono con el logotipo de Dropbox que es una cajita abierta, de color azul.
¡Así de fácil!
Dentro de la carpeta Dropbox, abres la carpeta llamada “Public” y es allí donde debes arrastrar el archivo que quieras subir a Internet.
Toda vez que muevas un archivo a tu carpeta Dropbox o modifiques un archivo existente en tu ordenador, se actualizan también tus carpetas de Dropbox que están en la web y en otras computadoras o dispositivos móviles ¡Todo es automático y en tiempo real!
Cuando en el propio icono de Dropbox (en la barra de tareas) aparece un simbolito azul, significa que está sincronizando, es decir que está trabajando para subir tu archivo y cuando cambie a una palomita o thick verde quiere decir que el archivo se ha subido o actualizado exitosamente.
Como te dije, con seleccionar el plan gratuito de 2 Gb de espacio es suficiente para un volumen de trabajo medio. Si en algún momento este espacio te resulta poco, puedes actualizar Dropbox a la versión de pago, que ofrece 50 Gb y 100 Gb según el plan que elijas.
¿Cómo compartir un archivo que está en Dropbox?
Para compartir un determinado fichero o archivo, tienes que conseguir la URL de ese fichero y para ello, debes situarte justo sobre el nombre del archivo y hacer click con el botón derecho del ratón.
Se abre un pequeño listado en el que buscas Dropbox y seleccionas “Copiar enlace público” y el enlace se copiará en el portapapeles.
Una vez que tienes la URL (o dirección en internet) del archivo, lo que resta es pegar esa información en donde lo vayas a utilizar: generalmente, se pega en el cuerpo de un mensaje de email.
Luego lo envías y listo: cuando el destinatario abra el email y le dé click al enlace podrá acceder directamente a tu archivo.
Si lo que quieres es que otras personas puedan acceder para visualizar un archivo, selecciona «Compartir…» y a continuación, introduce el nombre o la dirección de correo electrónico del o los usuarios que quieres que accedan a tus ficheros y por último, haz clic en «Invitar».
¿Y es seguro?
Dropbox es súper seguro porque, para encriptar los archivos que tú subes utiliza los mismos estándares de seguridad que los bancos y las fuerzas de seguridad emplean para la protección de sus propios datos.
Y si borras algún archivo por error (cosa que puede suceder), no te preocupes porque Dropbox hace un respaldo, durante 30 días, de los datos que eliminamos.
Dentro de tu cuenta en Dropbox hay una pestaña de Archivos en donde aparecen todos los movimientos de archivos que hayas hecho recientemente, tanto los que has subido o como los que has eliminado.
Buscas la opción que dice “Mostrar los elementos eliminados” y una vez que localices el archivo borrado que quieres recuperar (que aparece con un icono rojo) le das click con el botón derecho y te lo restituirá a la carpeta.
Pasados los 30 días lamento decirte que ya no podrás recuperarlos…
Además, por cada amigo o contacto tuyo que abra su propia cuenta Dropbox siguiendo tu recomendación, la empresa te da 250 Mb de almacenamiento extra para ti, para tu propia cuenta.
Otra herramienta gratis e intuitiva
Ahora voy a hablarte de otro recurso que me ha facilitado mucho el desarrollo de mi trabajo porque es gratis, no requiere ningún registro en su página y su uso es muy intuitivo (algo que valoro enormemente)
Desde hace años, me especializo en realizar transcripciones de audio a texto (o desgrabaciones, como también se las conoce), que consiste en que mis clientes me envían un fichero de tipo audio o un video y yo les devuelvo un documento de texto con todo lo que se ha dicho en ese archivo, sea una charla, una conferencia o un simple dictado.
En el caso de un emprendedor online, esta tarea de transcribir audio a texto puede ser clave para la mejor distribución de contenidos a través de Internet, no sólo en Redes sociales, sino también en forma de artículos para un blog o material para la creación de infoproductos o libros electrónicos (e-books) o en papel.
Cuando las personas tienen que hacerme llegar una grabación para que pueda realizarles la transcripción en el más breve plazo utilizamos para ello, WeTransfer, un servicio en la nube que te recomiendo probar.
Sigo pensando que Dropbox es la mejor manera de subir archivos a internet y compartirlos fácilmente, pero se trata de dos soluciones de almacenamiento distintas: mientras Dropbox almacena por tiempo indefinido tus archivos y te permite tener acceso a ellos desde cualquier dispositivo, WeTransfer se presenta como una alternativa fácil, gratis y cómoda cuando tienes que enviar archivos de manera puntual y no quieres complicarte la vida.
También en Google
Por último, Google Drive (bastante más conocido) es otro servicio en la nube en el que puedes guardar, organizar y compartir cualquier tipo de archivo desde un solo sitio centralizado.
Hay muchísima información en internet sobre las funcionalidades de Google Drive, por lo que no voy a extenderme demasiado. Sólo comentarte que en GDrive, de forma rápida y sencilla puedes subir fotos, videos y archivos .pdf.
Es una manera sencilla de trabajar online con otras personas, a la hora de crear y compartir documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, gracias a las aplicaciones que ya vienen integradas para ello. Esos archivos y documentos podrás luego enviarlos a otras personas para que, a su vez, puedan editarlos, verlos o comentarlos.
Para utilizarlo, tienes que contar con una cuenta para acceder a Google y una vez dentro, para guardar por ejemplo, un archivo que recibiste adjunto a un correo electrónico, sólo tienes que colocar el cursor sobre el archivo y verás aparecer el icono de Google Drive, desde el que podrás guardar el fichero en tu unidad y organizarlo todo por carpetas previamente establecidas.
También decirte, en cuanto a seguridad, que sólo tú puedes ver los archivos almacenados en Google Drive hasta que decidas compartirlos con alguien más y para ello, deberás enviar invitaciones a otros usuarios de Google para que vean, comenten y editen cualquier archivo o carpeta que tú quieras.
¿Por qué deberías usar estas herramientas?
Todo este tipo de herramientas abren un panorama brillante para el trabajo deslocalizado, en un mundo global y sin fronteras. Por eso, mi propuesta es que te subas al carro de los negocios digitales como ya lo ha hecho Ana, como lo he hecho yo y tantos otros.
T
e invito a probar estas herramientas colaborativas porque cada vez son más las personas que las están utilizando para dar impulso a su presencia online ¡Estoy segura de que cualquiera de ellas te será de gran utilidad!
Si quieres saber más sobre los servicios que brindo o sobre esta actividad de Asistente Virtual que tantas satisfacciones me da y que está en franco crecimiento, no tienes más que visitar mi blog y ponerte en contacto conmigo.
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Graciela, encantada de leer tus consejos.
Me alegra de que estés haciendo estás colaboraciones y así poder aprender toda la comunidad de seguidores.
Nos vemos en webinar de la «La Chispa de la Vida » el próximo lunes.
Muchas gracias.
Un abrazo.
Gracias a ti, Carme! Para mí es un gusto poder compartir un poco de mis conocimientos para ayudar a otros a «lidiar» con la tecnología.
Y me gusta sentirme acompañada por gente tan entusiasta y con energía tan positiva como tú, como Ana y como los demás participantes del Calendario!
Seguimos, porque este 2017 es imparable!
Yo también quiero dejarte mi apoyo Graciela, no sólo por lo que aprendemos juntas, sino por lo fácil que es trabajar a tu lado.
Me siento muy orgullosa de cada uno de los pasos que estás dando para hacer de tu profesión un negocio digno y rentable. «De asistente de dirección a asistente virtual» para mujeres que no le tienen miedo a las nuevas tecnologías, ni al mundo de los negocios.
Un artículo que inspirará a más de una persona a seguirte en tu nueva plataforma gracielasantos.com
¡¡¡ VAMOS QUE NOS VAMOS !!!
Las tecnologías actuales (y las futuras) pueden parecer una barrera, pero en realidad nos allanan el camino para llevar a cabo nuestros sueños en modo «digital».
Y me encanta recorrer este camino de la mano de mujeres tan valiosas como tú, como Carme Cusidó, como Andrea Collazo y tantas otras…
Somos claros ejemplos de que cualquier edad es buena para «reinventarse» y para tomar nuevos rumbos profesionales, así que GRACIAS una vez más y ¡a por ello!
Holaaa Graciela, conocia de la boca de Ana (como no) de la existencia de este servicio de «MAGIA» que practicas por medio WeTransfer.
Ya he apeendido algo mas hoy.
Gracias chicas y ……….. Vamos que nos vamos!!!!!!
Hay muchas herramientas que están al alcance de nuestra mano, Karlos, para hacernos la vida más fácil. Se trata de dejar de «temer» a las nuevas tecnologías y convertirlas en aliadas para coger un impulso imparable. Me encanta dar a conocer algunas de ellas y me alegra que tú también te sumes a la propuesta digital!
Un fuerte abrazo y gracias por comentar!