Artículo escrito por autora invitada
Estrategias, trucos y herramientas para organizar el día a día y conseguir tu ansiado tiempo libre
¿Eres de los que a diario quisieras que el día tuviera más de 24hs. para cumplir con todo lo que te propones?
Casi me parece ver tu cabeza asintiendo…
Pareciera que el tiempo es algo que habitualmente escasea.
Si además le sumas que el tiempo siempre parece faltar para las tareas que más te agradan, el ocio, el disfrute, la familia, tú mismo… Esa falta de tiempo es una fuente de estrés e insatisfacción.
Seguramente pasarás por días en que la lista de tareas es interminable.Esos días terminan con un gran nivel de frustración, estrés, mal humor.
- ¿Te suena muy cercano lo que te estoy contando?
- ¿Has pensado que tal vez el problema no está en las horas del día, sino en cómo organizas tus actividades?
- ¿Te gustaría conseguir ese tiempo de calidad, para que cada día te vayas a la cama, con la sensación de haber tenido un buen día, de haber cumplido con los planes?
Hoy compartiré contigo algunas ideas y herramientas para ayudarte a salir del círculo vicioso de la falta de tiempo.
Al grano..
Estrategias para organizar el día a día y vivir mejor
#1 Empieza con preguntas poderosas
Pregúntate qué es lo que está causando el desorden en tus horarios, qué tareas te consumen más tiempo.
Para poder encontrar una solución, lo primero es encontrar la raíz del problema y buscar la forma de erradicarlo.
Encuentra el problema y toma la decisión de cambiarlo.
Sin este paso, de nada valen las estrategias, programaciones ni las herramientas que utilices para planificar tu día.
#2 Programa tus actividades.
Puedes empezar por hacer una lista de tareas, es mucho más fácil si escribes lo que tienes que hacer y ver lo que tienes por delante.
No te quedes en la lista de tareas, ahora piensa detalladamente en las diferentes subtareas, que implica cada tarea.
Ahora ubica esas tareas en horas, estimando los tiempos y dejando un margen para imprevistos, distracciones, urgencias, etc.. Es decir para poder fluir en tu programa sin problemas.
Revisa los eventos familiares importantes, cumpleaños, bodas, bautizos y agrégalos en tu planning.
Para crear tu lista de tareas, puedes utilizar alguna herramienta como por ejemplo las lista de tareas de Google Calendar. Esta aplicación es muy útil, la ventaja es que si pones fecha de vencimiento, o fecha límite, te lo agregará a tu calendario por fechas y ya irás organizando tu agenda.
Para conocer mejor esta aplicación te invito a leer el post Usar Google Calendar como tu agenda y secretaria personal
#3 Escribe todas las actividades y sus horarios en una agenda
Te recomiendo que todo lo anterior lo reflejes en un calendario, hasta que no pongas esto en tu agenda por horas, todo será una simple lista de deseos, una carta a los reyes magos.
Preparar tu horario no tiene que alcanzar la perfección, seguramente algunos planes se cambian sobre la marcha, pero eso no es un problema, todo se puede reacomodar.
El diseñar tu horario, te hará ver la realidad y saber de cuánto tiempo dispones para realizar una determinada actividad.
Y si controlas tu horario, a lo largo de las semanas, irás viendo y ajustando las tareas que más tiempo requieren, lograrás acomodar el tetris 🙂
Encontrarás los puntos en los que “mal gastas tus horas” , así podrás reducir los “ladrones de tiempo”, para poder tener los momentos de calidad que tanto ansias.
Ahora ¿adivina qué?, claro… , para cumplir con esta estrategia, también te voy a sugerir que utilices Google Calendar
#4 Organiza y mantén al día tu agenda
El utilizar una agenda como Google Calendar, te permitirá ver en un momento las actividades que tienes programadas para el día, para la semana, para el mes.
Además para tener mejor controlado tu tiempo puedes crear un código de colores, para identificar los distintos tipos de tareas, como ser personales, laborales, citas médica, lo urgente, etc..
Como esta aplicación funciona tanto en ordenadores, como en dispositivos móviles, tienes fácil el llevar tu agenda a todos lados.
Si surge cualquier cambio de planes, puedes hacer la actualización en tu móvil y todo se sincronizará en forma inmediata.
#5 Utiliza la lista de tareas en lugar de la agenda
Las listas de tareas, son para utilizar cuando lo que tienes que hacer no tiene ni fecha ni hora.
No anotes este tipo de entradas en la agenda, porque te ocupa sitio en el calendario y no es real.
Cuando las tareas, ya pasan a tener una fecha establecida les asignas fecha de vencimiento y te aparecen en el Calendar de Google automáticamente.
Al utilizar las tareas en Calendar podrás ir chequeando las cumplidas. El ir viendo los checks en tus tareas, te irá dando energía y satisfacción por lo bien que lo estás haciendo.
Calendar además te deja crear diferentes listas de tareas, para mantener en orden las que pertenecen a diferentes temáticas, proyectos etc.. Ejemplo para los niños, para la casa, para el trabajo, si trabajas por proyecto, proyecto 1, proyecto 2 …
Aquí te dejo una presentación en Slideshare de 15 diapositivas que resumen cómo utilizar las principales funciones de Google Calendar. Vas clicando a la flecha avanzar y listo..
Los trucos que me funcionan y seguro te funcionarían a ti
- Dejar de postergar todo
Lo que pensamos, es de poca importancia. Lo único realmente trascendente es lo que hacemos.
John Ruskin
En lugar de posponer, realizar, esas pequeñas tareas que llevan muy poco tiempo, en lugar de anotarlas como tareas hacerlas.Otra técnica que me ayuda es la que se llama Pomodoro, se trata de trabajar concentradamente en algo por espacio de unos 25 minutos, para descansar 5. Durante este tiempo evito distracciones como móviles, Internet, correo etc..
- Empezar el día con energía
Es fundamental empezar el día bien. Un buen desayuno energizante y unos minutos de ejercicio para cargar pilas.
- Anotar todo
Anotar las ideas que se te ocurren pero no puedes desarrollar en ese momento. Así sacarás de tu mente este pensamiento, pero lo tendrás al alcance de tu mano cuando lo necesites o puedas trabajar en la idea.Por supuesto usa tus Listas de Tareas de Calendar para anotarla. Por ejemplo en “Lista de ideas”.
- Sin agobios
No te agobies. Cuando sea necesario, cancela planes, para poder liberar tu mente y pensar…Aprende a delegar. Apoyándote en colegas de trabajo o familia, el trabajo en equipo siempre da mejores resultados. Aprende a decir NO, te aseguro que tus amigos no te odiarán, ni tu familia creerá que eres un perezoso, si puedes explicarles que tu tiempo tiene un límite.
- La perfección es enemiga de la acción
No seas un perfeccionista. Si piensas que una tarea está acabada cuando está “perfecta”, habrá muchas tareas abarrotando tu agenda pendientes de ser acabadas. Cambia de tema, si una tarea te está llevando más tiempo del estimado, retómala después de cumplir algunas otras tareas menores, seguro que entonces tu mente ya estará más limpia y todo fluye mucho mejor.
- Planifica tu tiempo libre
A mi planificar el tiempo libre me da una sensación de estar logrando una mejor calidad de vida. Pruébalo.
- Revisa frecuentemente tu agenda
Utiliza un día a la semana para verificar si tu agenda está en orden, si hay que reorganizar algo, cambiar de orden etc..
- Pero sobre todo: Relájate
Durante el día combate el estrés cuando te notes atascado en una tarea y por la noche antes de acostarte, vacía tu mente, haciendo tres o cuatro respiraciones conscientes.
No me creas a mí, créele a Ana aquí te contaba lo importante de la respiración en tu vida
¿Qué punto agregaría o quitarías?¿Conocías la herramienta Google Calendar para gestionar tu tiempo?
Y ahora lo primordial, toma el control de tu tiempo, pasa a la acción hoy.
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Hola Ana,
Es una alegría el poder compartir con tus lectores, mis conocimientos de esta herramienta tan útil para planificar los días que seguro son muy moviditos ..
Ojalá muchos se animen a usarla!
Un abrazo
Yo me animé tras tus consejos… y tras llevar unos meses me parece sencilla ¡Cómo me gusta!
Hay tantas cosas por aprender. Pero como siempre lo principal, ponerlo en práctica.
Es un placer contar no solo con tus conocimientos, sino con tu energía. Gracias.
Este artículo me viene de maravilla:
Voy a ponerlo en práctica. Ir pasando de lo analógico a lo digital. Nada de dormirme en los laureles después de los 40.
Sigo aprendiendo de vosotras :o)
Un abrazo
Gracias Euri por comentar
Me alegra mucho que vayas a poner en práctica lo que has leído, porque para eso escribo, para animarles a usar las nuevas tecnologías.
Adelante! Un abrazo
Hola Andrea,
Yo es una herramienta que llevo utilizando años, es más he desplazado del caledario de Outlook y estoy enamorado de la herramienta.
Una de las cosas que más utilizamos Bego y yo es la opción de compartir calendario para recordar los eventos que tenemos en común o las actividades de los niños.
Buen articulo y genial el pase de diapositivas.
Nos vemos.
Hola Jesús,
Así me gusta la familia aprovechando la tecnología, que está para ayudarnos y servirnos.
Con Calendar puedes crear muchos calendarios distintos, como los de trabajo, los de familia, los horaios de las actividades de los niños, los cumples…. y luego verlos todos combinados, jajaja se llevas cada susto…. cuando ves la maraña de cosas en un día .. pero no te olvidas de nada..
Gracias por tus aporte! Un abrazo!